"זמן הוא ההון היחיד שיש לאדם והדבר היחיד שהאדם אינו יכול להרשות לעצמו לאבד"
תומס אלווה אדיסון
“בעקבות הזמן האבוד“
איך נצליח להחזיר את השליטה בזמן האישי והמקצועי ולשפר מערכות יחסים בעבודה ובבית?
בכל יום ובכל רגע נתון אנחנו מתמודדים עם ריבוי משימות, עם מספר תפקידים בבית ובעבודה, עם הפחד לפספס, עם הרבה הסחות דעת ועם פחות ופחות זמן לעצמנו.
סביבת העבודה שלנו הופכת להיות מורכבת ומאתגרת יותר ויותר, ואנחנו חווים קשיים שמתבטאים במתחים פנימיים ובינאישיים ובחוסר שביעות רצון מהתוצאות ומעצמנו.
מחקרים מראים שאחד מכל שלושה עובדים מבזבז חמש או יותר שעות בשבוע, כל שבוע, על קונפליקט בו העובד מעורב. עובדה זו פוגעת גם בתפקוד העובדים וגם בתפקוד המנהלים שמוסטים מהעיקר וזמנם מתבזבז ע”י קונפליקטים מיותרים.
נעים מאוד, אני אביטל סומך, מומחית ומנטורית בתחום של ניהול זמן וניהול קונפליקטים.
במודל ייחודי אני משלבת מתודולוגיות בניהול זמן וכלים לניהול קונפליקטים מעולם הגישור. יישום המודל מסייע להבין איך להתמודד עם קונפליקטים בין עובדים, בין עובדים למנהלים ובין העובדים לבין עצמם, בדרך לניהול עצמי מיטבי, לאפקטיביות אישית ומקצועית ולחיים מאוזנים.
את תוכניות ההכשרה הארגונית פיתחתי מלמידה רבת שנים, מתוך הצרכים והאתגרים האמיתיים של עובדים ושל מנהלים. בסדנאות השונות של “בעקבות הזמן האבוד” נופלים הרבה אסימונים, מבינים שהזמן הוא המשאב הכי יקר שלנו ולומדים לשפר את ההתנהלות שלנו ולחזק הן את המיומנויות האישיות והן את האקלים הארגוני.
קצת עלי
- יועצת לארגונים ומנחה סדנאות לניהול זמן “בעקבות הזמן האבוד”
- בוגרת תואר ביחסים בינ”ל מאוניברסיטת תל אביב
- מנחת קבוצות מוסמכת
- מגשרת מטעם הנהלת בתי המשפט ומנחת גישור בחינוך למורים ולתלמידים
- מנהלת פרויקטים בתחום החינוך
תוכנית הדגל "בעקבות הזמן האבוד"
מודל ארגוני לניהול זמן בסביבת קונפליקטים
העיקר להתחיל בעיקר – קביעת סדרי עדיפויות
בזמנים העמוסים בהם אנחנו חיים, אנחנו מתקשים לפעמים להחליט מתי לעשות מה. אנחנו מבזבזים אנרגיה על להיות "עסוקים". המשימות שלנו מתועדפות לפי דחיפות או צרכים של אחרים. בנוסף, הנטייה שלנו היא לעשות את הדברים הקלים והמהנים ביותר ולאו דווקא את הדברים החשובים.
איך נהפוך את ה”דחוף והחשוב” לכלי שניתן לממש אותו?
- נלמד ונתרגל מודל קביעת סדרי עדיפויות
- נזהה את הגורמים שמקשים על הבחירה שלנו בין הדברים החשובים לדברים הדחופים
- נראה איך ניתן לנהל את הזמן מבלי שהוא ינהל אותנו – להספיק מה שחשוב לנו באמת
- נמצא פתרונות לקונפליקטים הפנימיים שלנו שמפריעים לניהול אפקטיבי של המשימות
לגרום לזה לקרות – תכנון וניהול משימות
הכלים הבסיסיים בניהול זמן הם: רשימת משימות ושימוש ביומן. ואכן, מרבית האנשים מכינים רשימת משימות ומשתמשים ביומן כזה או אחר, אולם בפועל לא מצליחים לנהל אותה בצורה נכונה ופרודוקטיבית.
מהי הדרך האפקטיבית ביותר לניהול משימות ולניהול יומן?
- פע"ע – פגישה עם עצמי - מתי ואיך?
- תכנון יומי ושבועי נכון - סדר הפעולות בתכנון שבועי ובחירת זמן לכל משימה
- יצירה נכונה של רשימת משימות שיבוצעו בזמן ושלא יצרו עומס פנימי
- רישום נכון ביומן ככלי לקידום משימות
- שימוש בוואטסאפ ככלי עזר לניהול משימות
הגזלן הטכנולוגי – התמודדות עם מסיחי דעת
ריבוי הסחות דעת הוא אחת הבעיות המרכזיות בעידן החדש, ואפשר לראות שהטכנולוגיה היא העומדת בראשן והיא זו ששינתה את חיינו.
איך לא נבזבז זמן על חשבון המשימות החשובות באמת?
- צמצום הסחות הדעת כדי לא לאבד זמן יקר
- שמירה על פוקוס ויצירת סביבת עבודה שתומכת בריכוז ובפרודוקטיביות
- מולטי-טסקינג וסוויץ'-טסקינג: הדרך הנכונה להגברת האפקטיביות והיעילות.
מעוניינים להעצים את הארגון שלכם במתודולוגיה מתקדמת וייחודית בעולם ניהול הזמן?
אשמח לבנות עבורכם תוכנית ומותאמת אישית
סדנאות נושא
מודל העבודה ההיברידי במציאות החדשה
התקופה האחרונה הביאה עימה שינויים באופן העבודה והלמידה של רבים מאיתנו. חברות בחרו להעסיק את העובדים גם מהבית בנוסף לעבודה מהמשרד, סטודנטים למדו באמצעות הזום וכולנו ניהלנו את החיים שלנו בדרך שלא היינו רגילים לה עד כה.
השינוי הזה גרם לבלבול בקרב רבים, בגלל הצורך לעסוק בתחומים נוספים שאינם קשורים לעבודה או למידה בו זמנית, ומכאן חוסר יכולת להפריד בין "זמן עבודה" ל"זמן בית".
אז איך בכל זאת אפשר להפריד? איך אפשר לאזן בין הבית לעבודה ולהגיע לרמת פרודוקטיביות גבוהה במודל זה?
נושאי הסדנה:
- יצירת סביבת עבודה שמעודדת ריכוז ופרודוקטיביות - לעבוד נכון במקום נכון
- שמירה על פוקוס ועידוד מוטיבציה לצד עייפות הזום
- טיפול בהסחות הדעת מהבית ומבחוץ
- הפרדה בין זמן בית וזמן אישי - תכנון אסטרטגי וכלים מעשיים
- איזון בית-עבודה - התנהלות בסביבה המשפחתית
- תכנון זמן עבודה ושמירה על גבולות
- תקשורת בינאישית - דרכים לחיבור העובדים למשימות ולמטרות הארגון
שליטה בסביבת העבודה הדיגיטלית – inbox zero
אנחנו נמצאים בעידן של תקשורת אלקטרונית מפותחת מאוד. המסרים תוקפים אותנו ללא הפסקה. תיבת הדואר האלקטרוני שלנו, שפתוחה 24 שעות ביממה, מוצפת פעמים רבות, מתפרצת לחיינו ומסיחה את דעתנו מהדברים שחשוב לנו לעשות.
ההתייחסות לדוא"ל, בכל רגע נתון, מקשה עלינו לנהל את היום שלנו כפי שתכננו. היא גוזלת מאיתנו חלק נכבד מזמן העבודה ומפריעה לנו עמוד ביעדים ובמשימות.
אז מה עושים? איך מתמודדים עם ריבוי הדוא"ל ומגיעים למצב שאנחנו מנהלים אותו ולא הוא מנהל אותנו?
מודל הפעולה בסדנה מבוסס מחקרית על שני מקורות: "לגרום לדברים לקרות" של דייויד אלן ו-inbox zero של מרלין מאן.
נושאי הסדנה:
- מהי השיטה היעילה להתמודד עם כמות רבה של מיילים?
- מהו תיהלוך נכון של מייל נכנס?
- כמה פעמים ביום כדאי להיכנס למייל?
- מה הם עקרונות התיוק במייל?
- איך מגיעים במהרה בפעם הראשונה לתיבת דוא"ל ריקה?
- איך משמרים "אינבוקס זירו" לאורך זמן?
הקץ לדחיינות
דחיינות היא נטייה או הרגל לדחות למועד מאוחר יותר פעולות שעלינו לבצען עכשיו. היא מעכבת אותנו, שוב ושוב, מלהשלים את מה שאנחנו רוצים לבצע. בכל פעם אנחנו נופלים בפח ודוחים את המשימות שלנו עד לרגע האחרון, כי זה פשוט נוח באותו הרגע.
למה אני מדגישה את צמד המילים “באותו הרגע”? כי כשמגיע המועד לבצע את מה שדחינו, התחושה שלנו היא לא נוחה בכלל. אנחנו חווים תחושה של לחץ, של חוסר הספק ושל תסכול רב.
אנחנו מבטיחים לעצמנו הבטחות ולא מצליחים לקיים אותן שוב ושוב, ובעיקר לא מצליחים לגייס את המוטיבציה לשם כך.
הכאב שלנו נגרם מכך שאנחנו יודעים את זה ולמרות זאת אנחנו פועלים בניגוד לאינטרס שלנו.
כדי להתמודד עם הדחיינות עלינו לייצר מוטיבציה, הנעה לפעולה וחוויות קטנות של הצלחה.
נצליח לעשות זאת בעזרת 5 המרכיבים הבאים:
- נזהה את הסיבות לדחיינות כעזר למניעתה
- נבדוק אילו משימות אנחנו דוחים בד”כ
- נגייס מוטיבציה למניעת דחיינות
- נראה איך מייצרים מיקוד ליצירת מוטיבציה
- נלמד את מודל 4 הדרכים למניעת דחיינות
איזון בית עבודה בהתאמה מגדרית
בעידן הנוכחי המושג “איזון בית עבודה” מעצים קונפליקט שקיים בקרב עובדים ומנהלים מכל המגדרים, הגילאים והתעשייה.
תחושת הלחץ ומספר עצום של אתגרים בניסיון להצליח בשני התחומים גוזלים משאבי זמן לא קטנים ויוצרים, במצבים רבים, קונפליקט מתעצם ביניהם.
עבור גברים ונשים כאחד, הצורך באיזון זה הופך חלק בלתי נפרד מדרישות החיים שלהם. על כן, מעסיקים רבים משקיעים מאמצים רבים כדי לבוא לקראת עובדיהם ובניסיון לשמר אותם בחברה. לצד אלו, חלק גדול מהמעסיקים עדיין שבוי בתפיסות הישנות של מה לגיטימי ומה לא עבור כל מגדר, דבר שמגביר חיכוך במקום העבודה, מעצים תסכול ומקטין יעילות.
הקונפליקט מבוסס הזמן הוא אחד הנושאים המרכזיים שנחקר בשנים האחרונות, ויש לו השלכות המתבטאות, בין היתר, בשחיקה, בירידה בביצועים ובניהול עצמי לקוי.
איך בכל זאת אפשר לשבור את תפיסת ה-100% או לא כלום ולשלב בית ועבודה טוב יותר ברמה היומיומית?
בסדנה למנהלים: נתמקד בזיהוי הפערים וההטיות בין המגדרים, נבחן את ההתמודדות הניהולית עם האתגרים השונים ונתאים פתרונות ניהוליים לצרכים של כל המגדרים.
בסדנה לעובדים: נבדוק את המורכבות שנוצרת במקום העבודה באיזון בית-עבודה, ניתן כלים אפקטיביים ו”נתפור” פתרונות להתמודדות עם האתגרים במקום העבודה.
נושאי הסדנה:
- תכנון נושם להפחתת עומס היתר והלחץ
- האצלת משימות ותפקידים - בעבודה ובבית
- שימוש בפלטפורמות תקשורת המתאימות לשגרת העבודה לניהול זמן אפקטיבי
- כלים לשמירה על גבולות ה”עצמי” – קביעת מסגרת יום עבודה שיוצרת חשיבה אסטרטגית ליעילות
- מודלים לשמירה על גבולות הארגון – הפרדה בין זמן עבודה לזמן בית ואחריות על ניהול הזמן ותזמון המשימות בעבודה ובבית
- יצירת שוויוניות מגדרית באיזון עבודה בית
- איתור משאבים נסתרים בבית ובעבודה לשם הפחתת הקונפליקט ולהגדלת האיזון ביניהם
תכנית הדגל והסדנאות הינן מודולריות. ניתן לבחור באחת או בכמה מהסדנאות ולהרחיב אותן בהתאם לצרכי הארגון ולקהל היעד, או לקצר אותן להרצאה שתחשוף את תורת ניהול הזמן.
הרבה יותר מסדנה!
- כי מדובר בסדנאות משנות חיים ומקבלים בהן ארגז כלים עשיר ומעשי
- כי הן חווייתיות ואקטיביות ויוצאים מהן עם תחושת מסוגלות וחיוך
- כי התכנים והמתכונת מותאמים לצרכי העובדים והמנהלים ונבנים עפ”י אתגרי הארגון והעובדים בו
- כי הסדנאות מבוססות על מחקרים ומודלים אקדמיים עדכניים, על ניסיון ועל דוגמאות מהעולם האמיתי
- פגישת אבחון ראשונית ושאלון מקדים למשתתפים לשם התאמה לצורך המדויק של קהל היעד
- מענה לשאלות המשתתפים במשך שבועיים ממועד הסדנה
למי זה מתאים?
- למי שנמצא בעיצומם של שינויים במודל העבודה או שמתכנן כאלה
- למי שמרגיש שמתקשה לנהל את משאב הזמן האישי שלו ושל העובדים
- למי שרוצה שהעובדים שלו יהיו יעילים ופרואקטיביים
- למי שרוצה לשפר מערכות יחסים פנים ארגוניות ולחזק מיומנויות אישיות ומקצועיות
- למי שרוצה פרספקטיבה חיצונית שקשה לראות מתוך העשייה העסקית והארגונית
- התוכנית והסדנאות מתאימים לעובדים, למנהלים ולמחוללי מדיניות בארגונים, חברות ועסקים,לאלה שרוצים לשלוט בשינוי ולא להיות מובלים על ידו
מדווחים מהשטח
מעוניינים להעצים את הארגון שלכם במתודולוגיה מתקדמת וייחודית בעולם ניהול הזמן?
אשמח לבנות עבורכם תוכנית ומותאמת אישית
- כל הזכויות שמורות לאביטל סומך